はじめに

前回からずいぶん間が空いてしまいましたが、今回はPCM手法の残り2つ、モニタリングと評価について紹介します。
モニタリングとはプロジェクトがうまく行っているかどうかを測り、必要に応じて対策を講じる作業のことをいいます。そして、評価とはプロジェクト終了前やプロジェクト完了後にプロジェクトの生み出した価値の評価、今後に向けたプロジェクトへのアドバイス、また他のプロジェクトにも通じる教訓の導出のことをいいます。

今回話を分かりやすく進めるために、プログラミング授業改善プロジェクトを進めるという想定で話を進めていきましょう。以下がそのPDMになります。

まずはモニタリングについてより詳しく紹介します。

モニタリングの手前

プロジェクト実施の前段階である企画・立案でPDM（Project Design Matrix）を作成しました。これにより、プロジェクト目標、得られる成果やそれを実現するための活動などが明らかになります。プロジェクトでは、このPDMに従って活動を行っていきます。しかし、このまま進めるには２つ問題があります。1つめは、活動の粒度、2つめは、活動の指標です。
1つめの活動の粒度とは、PDMの活動はそのまま日々の仕事とするには大きすぎて、作業が見えないという問題です。授業改善プロジェクトでは「テキスト作成」という活動がありますが、いざ始めるとなると何から始めるか分からないと思います。
また、2つめの活動の指標とは、成果、プロジェクト目標、上位目標とは違い、活動に対して指標がないという問題です。授業改善プロジェクトでは「学生の知識・能力などの調査」という活動がありますが、何ができたらこの活動ができたことになるのかが曖昧です。これでは活動がうまく行くかどうか見通しを立てたり、遅れを解消するための対策をするのは難しくなります。
そこで、これらの問題を解決していきます。PDMに記載されている活動を、もれなく、ダブリなく、もう少し小さい1週間程度の期間でできる作業に分解します。授業改善プロジェクトでは、「カリキュラム調査」、「カリキュラム作成」、「教科書目次作成」などの作業に分けられると思います。その際に、Input、Outputをはっきりさせるといいと思います。Inputとは前提条件や先にやるべき作業、必要となる情報のことです。そして、Outputとは作業の結果得られるもので、文書や活動の結果などになります。
これによって、日々何をしていけばいいのかが明らかになり、また活動がうまく行っているかどうかを測ることができるようになります。このように活動を詳細化したものをWBS(Work Breakdown Structure)といいます。
このWBSを作る際に忘れがちなのが、プロジェクト管理自体の工数です。成果物を基準にWBSを作るとこのプロジェクト管理の作業が見落とされて、時間が足りなくなってしまうことがあります。

このWBSで作成した作業それぞれに日数や、作業時間、担当者、そして作業と作業の前後関係を設定するとガントチャートが作成できます。こんなやつですね。

こうして、具体的なスケジュールが決まった後で、プロジェクトが始動します。

モニタリングとは

ここでようやく、モニタリングの話に入ります。
モニタリングには、進捗モニタリング、目標モニタリング、リスクモニタリングがあります。進捗モニタリングでは個別の作業が想定通りのスケジュールで行えるように管理を行います。そして、目標モニタリングでは個々の活動が目標につながっていることを確認します。最後の、リスクモニタリングではプロジェクト外からプロジェクトに影響を与える問題の発生を管理します。

一つ目の進捗モニタリングでは個々の作業が予定通り行えているか、問題があればどのように解決できるかを考えます。例えば、「テキスト作成」が遅れてきている場合、突発的な遅れが原因なら残業してテキストを書く、恒常的に足りないのであればスケジュールを見直す、別の人にもテキスト執筆をお願いするなどして遅れを解消するなどが考えられます。このように、プロジェクトの進捗をチェックして活動が完了できるよう調整することを進捗モニタリングといいます。

二つ目の目標モニタリングでは活動が成果につながっているかを評価します。今回の例では、「モデル授業実施」と「若手の先生による実践」が「若手の先生の教授能力が向上する」という結果につながっているかをチェックし、問題があれば対処を行います。例えば、何度かモデル授業を行い、実践をしてもらったが、学生の授業評価が低いままの場合、なぜ思ったような成果が得られないかを考えます。例えば、私たちや先生が想定する学生の学力と、実際の学力に差があるのかもしれません。他には、私たちや先生と学生とでコミュニケーションスタイルに差があるのかもしれません。このような場合、授業内容の見直しや、コミュニケーションを活性化するなどして、活動が目標につながるように対応します。

三つ目のリスクモニタリングではコントロールできず、プロジェクトの成否に影響を与える事態が発生していないかを評価します。PDMの右端の外部条件やその他の事態が当たります。今回の例ではパソコンがなくなったり、壊れてしまうと授業に支障が出ますし、トレーニングを行った先生がいなくなってもプロジェクトの成功は望めません。このような事態に対して事前と事後での対策を行います。事前はトラブルが起きてもプロジェクトに影響が出ないように対処をすること、事後はトラブルが起きた場合にその影響を少なくすることです。今回の例では、パソコンが壊れても直せるように予備の部品を用意しておく、パソコンが壊れて台数が少なくなっても一緒にプログラミングが出来るようなカリキュラムにしておく、などの対策が考えられます。

評価について

最後に、プロジェクトの評価についてですが、これを行うのは、プロジェクト終了の少し前とプロジェクト終了の数年後です。
JICAプロジェクトでは、OECDでの共通の国際協力の評価の指標である、DAC評価5項目という、5項目の観点でプロジェクトの評価を行っているそうです。それぞれ、妥当性、
有効性、インパクト、効率性、持続性です。
妥当性とは、解くべき問題だったかどうか、解き方は合っているかという点で、これはプロジェクトの企画・立案に対しての評価といえると思います。有効性とは、プロジェクト目標が達成できているかどうかの評価となります。効率性とは資金や人材などのリソースが適切に使われたかどうか、インパクトとは上位目標につながったかかどうか、そして持続性はプロジェクト終了後もプロジェクトの効果が続くかどうかを評価します。

最後に

妥当性、有効性などは事前に指標が得られているので、判断がしやすいですが、継続性など根付いたかどうか外部から分からないものは、カウンターパートにヒアリングするなどして評価を行うことがあるそうです。
研修で評価をやった時に思い出したのが、前職で導入していたISMSの監査のこと。ISMSは情報セキュリティマネジメントシステムと言って、情報のセキュリティを保つよう組織が運営されていることを認証する仕組みなんですが、これが年に1度だったか監査が入ります。で、外部の監査員はどう調査するかというと、書面はもちろん、責任者や担当者にどういった手順で作業を行っているか、問題が起きた時にどう対処するかを聞いたり、担当者に台帳などの書面を説明させること。
今考えると、限られた時間や情報の中で評価を行う場合にはやはりこういったやり方を行うんだろうなと思いました。

以上がPCM研修で学んだことの概要ですが、演習から学んだことも多いので関心のある方はぜひ受講してみてください。

ツール紹介

今回紹介した、プロジェクト管理で役立つツールを紹介します。注意点としては、スケジュール管理を行うツールはいろんなことができて逆に迷うようなやつか、いきなりガントチャートを作るようなやつかのどちらかだという点です。本来はWBSを考えた上で、それに前後関係や担当者をつけてガントチャートを作成するのが良いと思います。というのも、いきなりガントチャートを作成すると隙間の作業や作業の前後関係などで見落としが出来てしまいやすいからです。
この点で一番良さそうなのはXMind(有償版)で、WBSからガントチャートを作れるようです。もし無料で行いたいということであればXMind(無償版)でWBSを作成し、それを元に別のツールでガントチャートを作成するという手順が良いかと思います。
ガントチャートを作成する場合は以下のサービスが利用できます。

みんなでガント

Brabio

次に、インターネットが安定しない、ファイルで履歴を取っておきたいと言った場合は以下のデスクトップアプリケーションが良いでしょう。

開発マイルストーン

Excelベースのツール。Excelが入っているPCであればファイルを送れば共有できる。

ProjectLibre

オープンソースのガントチャートソフト。担当者ごとの負荷や、作業の前後関係を表した表など色々な見方で分析ができる。

まず、PCMは開発援助を効果的に行うため開発されたプロジェクト管理手法です。計画・立案、モニタリング、評価の３つの手順を繰り返して行うことにより、プロジェクトをより良いものにすることを目的としています。他のプロジェクト管理手法との大きな違いはプロジェクトの計画・立案?評価まで一貫してPDM (Project Design Matrix)と呼ばれるプロジェクトの概要表を用いることです。

最初の手順である計画・立案の成果としてPDMとPO (Plan of Operations)という活動計画表が完成します。そして、そのPDMをプロジェクトの実施中の達成度の確認やプロジェクト終了時のプロジェクトの評価に用いることで、プロジェクトを１つのものさしで管理することができ、プロジェクトを一貫性と論理性をもった形で管理することができるというものです。

PCM手法は参加型計画、モニタリング、評価の3つから構成されますが、参加型計画手法および、モニタリングは元隊員、IT技術者として学ぶことが多かったです。評価手法は客観的な指標でどうやってプロジェクトやその効果を測る方法についてで、個人的にはとても面白かったですが、協力隊やプロジェクトの要件・計画をしている方にとっては始める前に評価なんて、、、と思ってしまうかもしれませんね。

まずは、計画手法についてご紹介します。計画は以下の6つの手順 で行います。
1. 関係者分析
2. 問題分析
3. 目的分析
4. プロジェクトの選択
5. PDM（プロジェクト概要表）の作成
6. PO（活動計画表）の作成
以下、それぞれを紹介します。

１．関係者分析

今回取り上げる問題について関係する人を、問題を解決で喜ぶ人、反対する人など立場ごとに挙げていきます。例えば、私の派遣先では、新しい授業をすると学生は喜ぶはず、若手の先生は反対するかも、学科長に新しい授業をカリキュラムに組み込んでもらうなど、授業をするにしても色々な登場人物がいることが分かります。次に研修では、これらの登場人物のSWOT分析を行いました（強み、弱み、外部の良い機会、外部の脅威）。
これも例示すると、S:お互いに助け合う・先生に頻繁に質問する、W:ITの理論や計算力が弱い、O:インターネットで情報がたくさんある、T:ラオス語の教科書がない、など。

２．問題分析

次に、プロジェクトの対象となる人をとりあえずでいいので決めます（問題を分析すると変わることもあるので、あまり考えすぎない）。そして、その人たちが抱えているであろう問題を出来る限りたくさん出します。この時には問題の優劣をつけません。そして、出し終わったら、取り組むべき問題を1つ（これもとりあえずで構いません）選んで、原因と結果でツリーを作成します。例えば、大学に予算がない、英語が苦手な学生が多い、新しい技術を身につけられないなどの問題の中から、プログラミングの演習が足りていない、というのを中心問題として設定したら、その原因として、演習時間が短い、ラオス語の教科書がない、演習が効率的に行えていないなど、、、。

３．目的分析

問題の分析が終わったら、問題を反転させて問題が解決した状態を考えていきます。まずは中心問題を反転させて、問題の解決した状態を示し、次に、その状態にするための手段を考えます。例えば、「プログラミングの演習が足りていない」を「プログラミングの演習が十分である」と設定し、次に、そのための手段を考えます。この時、問題分析で出なかったものも足して構いません。「パソコンを1人1台になるようにする」、「授業以外でもパソコンが触れるようにする」など足していきます。問題分析で出たものは大体そのまま解決策になります。「ラオス語の教科書がない」は「ラオス語の教科書がある」という感じで手段となります。

※この表で赤い背景のものはあとから思いついて追加したものです。

４．プロジェクトの選択

このように目的分析を行ったら、次に手段をグループ化して、どのアプローチを行うかを考えます。全てのアプローチが出来るならいいのですが、予算や期間などの制約があるので、効果やコスト、実現可能性などからアプローチを選定します。例えば、中心目的を「プログラミング能力向上」に設定して、「学力向上アプローチ」、「PC手配アプローチ」、「授業改善アプローチ」、「テキスト作成アプローチ」などのグループが出来たとします。この中で、学力向上には数年かかるから協力隊の派遣期間（2年間）では難しい、PCの購入は大学やJICAの予算として見込めないなど基準を考えて、「授業改善アプローチ」、「テキスト作成アプローチ」を選びます。研修で教えてもらって大事だなと思ったのが、この時にアプローチ間で相乗効果があるかどうかも考えます。例えば、学力向上とPC手配はあまり関連性がないですが、テキスト作成と授業改善では、作成したテキストを授業で利用できるので、より効果が高くなることが見込めます。

５．PDMの作成

ここまでできるとPDMはすんなり作成することができると思います。PDMには以下の項目があり、それぞれを埋めていきます。
・プロジェクトのタイトル、対象者・対象地、期間
・プロジェクト目標
・上位目標
・成果
・活動
・投入
・指標、指標データ入手手段
・前提条件
・外部条件

・プロジェクトのタイトル、対象者・対象地、期間
タイトル：「ラオス国立大学プログラミング授業改善プロジェクト」
対象：若手の先生
対象地：ラオス、首都ビエンチャン
期間：20YY/MM/DD ? 20YY/MM/DD

・プロジェクト目標
これはプロジェクトを選択した際のすぐ上にある目的に当たります。
「若手の先生のプログラミング指導力の向上」

・上位目標
プロジェクトと外部条件によって達成されるより上位の目的です。これは多くの場合、中心目的が当てはまります。中心目的を達成するための具体的な手段がプロジェクトで、そのプロジェクトがうまく行くと中心目的が達成されるという考えです。
「若手技術者のプログラミング能力を向上する」

・成果
プロジェクトの選択で選ばれたアプローチとなります。
「１．テキストが作成される」、「２．若手の先生の教授能力が向上する」

・活動
上記の成果のために必要な作業を大まかに洗い出します。
１．１．学生の知識・能力・情報源を調査
１．２．テキスト作成
１．３．現地語に翻訳
２．１．先生の指導方法や現地の社会慣習を調査
２．２．モデル授業実施
２．３．若手の先生による実践

・投入
ここでは必要な資金、人、モノをリストアップします。
協力隊の場合は、多少の資金、自分（周囲の同職種隊員）、ちょっとした備品といった感じだと思います。

・指標
上位目標、プロジェクト目標、成果が達成できたかどうかを測ることができる客観的な指標です。ぴったりくる統計などがあればベストですが、なければプロジェクトメンバーで調査してデータを取ります。
学生に出来ること、分かることのアンケートをプロジェクト前・中・後に行い、能力が向上しているか測る
若手の先生に対して能力評価を行い、その評価が改善しているか測る

・指標データの入手手段
上記の場合は、アンケート。それ以外では、統計や担当者への聞き取りもあります。

・前提条件
プロジェクトをスタートさせるための条件で、例えば、大学による承認などがあります。

・外部条件
プロジェクトでコントロールできない、不確実なリスクをここで挙げます。
例えば、大学の統合や先生の転職など。

そして、作成されたPDMは矢印の因果関係で目標を達成していくと想定されます。これを「PDM縦の論理」と言います。前提条件が満たされて、しかるべき投入を行うことで、活動が行えます。活動を行い、その行にある外部条件が満たされることによって、成果をあげることができます。そして、成果をあげるとともに、その行にある外部条件が満たされることによってプロジェクト目標が達成されるという流れです。

６．活動計画表(PO表 Plan of Operations)の作成

そして最後に活動計画表を作成します。これは大まかなスケジュールで良いそうです。
IT系の人の中ではタスクの前後関係とかが気になるかと思いますが、マイルストーンだけ抜き出したものと理解してもらうとだいたい合っていると思います。隊員やOVの方は現地事務所に提出した協力隊の活動計画表を思い出すと思います。まさにあれです。
ここでは私が協力隊の時に作成した活動計画表を紹介します。（今改めて見るとこんなにうまくは行きませんでしたが、、、）

隊員としてはプロジェクト目標など意識していませんでしたが、現地JICA事務所や配属先の作成した要請（プロジェクト目標）に従って、あげるべき成果や行うべき活動をもやもや考え、ボランティア活動計画表を作成していたということなんだと今さらながら思いました。今活動に悩んでる隊員の方、要件がころころ変わるプロジェクトでモヤモヤしているIT技術者の方、PCM手法で対象を分析してみると発見があるかもしれません。

モニタリング・評価もこの投稿で触れたかったのですが、長くなってしまったので次回以降の投稿でまたお話しさせてください。

そうそう、忘れてました、今回この問題分析はFrieve EditorというWindows向けのアイデア出しのツールを使って作成しました。アイデア出しではXMindなども有名ですが、シンプルなのが気に入って長年利用しています。簡単に遠隔地間で共有したい場合はGoogle Slidesが簡単かと思います。

※2022/07/14追記
個人的に好きな情報共有ツールのMiroの日本語版が出て、マインドマップもサポートされています。Web版、Android版、iOS版とあり、マインドマップやブレストを複数人で同時に編集でき、PDFなどに出力できます。そして何よりおしゃれ。

参考URL
外務省 HP(PCM手法について概要が紹介されています)

JICA HP(PCM手法を実践する場合の注意点について紹介されています)

PCM Tokyo
とても詳しいPDF(100ページ)のテキストです。研修を受ける時間がないという方はこのテキストを見ると具体的なイメージが湧くかと思います。

今回受講した研修（コミュニティ開発隊員は派遣前にPCM研修を受けるという話も聞いてます）

ラオス国立大学工学部IT学科での活動や協力隊に興味がある方
2017年11月07日現在、募集はすでに締め切られていて選考中のため2018年の2月あたりまでは派遣隊員が決まるか、改めて募集となるか不明だそうです。

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